Предимства, процес и предизвикателства при интегрирането на Salesforce Sharepoint

В забързания бизнес свят, в който работят фирмите, интегрирането на множество самодопълващи се технологии и платформи вече не е тенденция, а необходимост. Тази статия описва подробно нюансите на създаването на синергия между два технологични гиганта – Salesforce и SharePoint. Чрез комбиниране на стабилните възможности за управление на документи на SharePoint с управлението на взаимоотношенията с клиенти на Salesforce, фирмите се доближават една стъпка по-близо до отключването на масивни нива на сътрудничество и продуктивност.

Ако планирате да установите интеграция на Salesforce SharePoint, но не сте сигурни в ползите, които би предложила на процеса, и предизвикателствата, които могат да възникнат в процеса, вашите въпроси ще получат отговор тук.

НЕОБХОДИМА ЛИ Е ИЗОБЩО ИНТЕГРАЦИЯТА НА SHAREPOINT СЪС SALESFORCE?

Въпреки че Salesforce предлага функции за качване на документи и поддръжка, той не е свободен от ограничения. За да разрешат това, преди да започне да се отразява на производителността, компаниите започват да търсят базирани на документи системи за сътрудничество като SharePoint за съхраняване на техните документи и управление на сътрудничество в цялата компания.

Но необходима ли е наистина тази интеграция? Е, ето какво се случва, когато поддържате процесите си ограничени до Salesforce.

1. Размер на файла – Salesforce предлага две опции за качване на документи – „Прикачени файлове“, което позволява качване на данни до 25 MB, и „Файл“, което позволява качване на данни до 2 GB. Разпределението на данни и управлението на документи с размер на данните, който е по-голям от този, може директно да увеличи разходите за съхранение и да попречи на производителността на системата с течение на времето поради архитектурата на платформата с множество клиенти.
2. Достъпност и поверителност на документи – Споделянето на документи на Salesforce с потребители, които не са Salesforce, може да бъде възможно само чрез публичен URL адрес. Това обаче идва с проблеми със спазването на GDPR и други закони за сигурността на данните, тъй като документът се споделя публично. Решение за това е да получите допълнителни лицензи за потребители, които не са Salesforce – нещо, което може да бъде скъпо.
3. Синхронизиране в реално време – Промените, направени в локалния диск на потребителите, не се синхронизират автоматично с файловете на Salesforce и обратно. Единствената опция, която потребителите имат, е да качат/изтеглят и след това да заменят файла с новата версия.

Въпреки че в този сценарий SharePoint дори не е на снимката, може да има друго събитие, при което фирмите използват Salesforce и SharePoint, но те не са интегрирани. Ето проблемите, свързани с този подход.

1. Погрешен процес – тъй като договорите на доставчиците, клиентите и партньорите работят около един и същ процес на одобрение, те са склонни да се автоматизират в рамките на едно решение за управление на работния процес като SharePoint. Сега, когато става въпрос за одобрение на договори, потребителите на Salesforce трябва да преминат от CRM към SharePoint и обратно.
2. Проблемно екипно сътрудничество – Докато записите на клиентите се съхраняват в Salesforce, тяхното сътрудничество се случва както в SharePoint, така и в Salesforce. В резултат на това потребителите на Salesforce са склонни да губят време в превключване между системите, за да поддържат връзка с екипите си.
3. Дублиране на документи –   Друго предизвикателство, което идва с липсата на интеграция на Salesforce с SharePoint, е, че екипът по продажбите обикновено трябва да изтегля документи от SharePoint и след това да ги качва в Salesforce всеки път, когато трябва да ги споделя със своя екип или клиенти. Този процес често води до дублиране на документи в две системи, което води до бъркотия във версията на файла.
4. Дезертиране на съдържание – екипите по продажбите могат да копират връзки към файлове на SharePoint в Salesforce, но няма да могат да ги визуализират или дори да ги намерят в глобалното търсене на Salesforce. В резултат на това съдържанието, което може да е било ценно за комуникацията на клиентите, се заравя в библиотеките на SharePoint.

Сега, след като разгледахме страничните ефекти от липсата на интеграция на SharePoint и Salesforce, нека разгледаме видимите ползи от създаването на такава, преди да преминем към стъпките за интеграция.

КЛЮЧОВИ ПОЛЗИ ОТ ИНТЕГРИРАНЕТО НА SHAREPOINT И SALESFORCE?

Системата за управление на документи на SharePoint, интегрирана със Salesforce, носи огромни ползи за фирмите, които искат да подобрят сътрудничеството между отдела за обслужване и продажбите, като същевременно управляват ефективното обработване на данни. Комбинираните възможности на Salesforce като CRM и SharePoint като платформа за управление на документи и съхранение на файлове се допълват перфектно.

Подобрено екипно сътрудничество

Интеграцията на SharePoint и Salesforce подобрява сътрудничеството не само между екипите за продажби и обслужване, но и между други области като маркетинг и правен. Нека да разгледаме това чрез примери.

Сценарий 1 – Представете си, че изпълнителен директор по продажбите и автор на съдържание е натоварен със задачата да създаде предложение за клиент. С помощта на интеграцията на SharePoint със Salesforce промените, направени от изпълнителния директор по продажбите в документа на автора, ще бъдат отразени в реално време, за да могат да ги видят всички членове на екипа (с достъп до документа). Това ще гарантира, че всички са на една и съща страница и рискът от контрол на версиите ще бъде намален.

Сценарий 2 – Правният екип преглежда и след това одобрява договор, съхранен в SharePoint, след което мениджърът по продажбите може незабавно да види тези промени в Salesforce. Това може да помогне на екипа по продажбите да бъде актуализиран, когато споделя важни актуализации с клиентите си.

Сигурност на документите

Интеграцията на Salesforce SharePoint дава на бизнеса достъп до надеждните функции за сигурност на SharePoint като екипи, роли и нива на разрешения, което им помага да се придържат към законите за съответствие като HIPAA и GDPR и т.н. Платформата идва с друга функция, при която датите на изтичане могат да бъдат зададени за конкретни файлове, по този начин доставчиците трети страни няма да имат достъп до файла след датата на изтичане.

Анализ и отчетност

Интегрирането на SharePoint Salesforce осигурява лесни възможности за анализ и отчитане, тъй като данните, които идват от двете платформи, могат да се комбинират, за да получите представа за представянето на продажбите, използването на документи и взаимодействията с клиентите. Например, с помощта на инструмента за отчитане и одитиране на SharePoint Online, екипите могат да анализират документите, които са често достъпни в процеса на продажба – като им дават представа за ресурсите, които са имали най-голямо влияние върху сключването на сделки или отстраняването на проблеми с клиентите.

По-добро балансиране на натоварването

Едно от ключовите предимства на интеграцията на Salesforce с SharePoint се крие в подобряването на балансирането на натоварването. Индивидуалното използване на двете платформи натоварва много системите, което води до увеличено време на престой и ниска производителност. Тяхната интеграция обаче позволява споделянето на данни и файлове между две платформи, което води до по-добро балансиране на натоварването и нулева загуба на ресурси поради дублиране и поддръжка на множество копия.

Тези четири са само предимствата на високо ниво, свързани с интеграцията на Salesforce и SharePoint. На ниво по-ежедневен процес и работен поток, няколко други предимства изплуват на повърхността, като – външни контроли за споделяне, по-добро управление на данни, подобрена производителност и мащабируемост.

Вероятността да станете свидетел на тези предимства във вашата организация обаче зависи изцяло от това колко добре изпълнявате интеграцията на Salesforce SharePoint. Преди да стигнем до този раздел, нека ви дадем кратък поглед върху четирите ръководни принципа, които могат да гарантират успеха на процеса.

РЪКОВОДНИТЕ ПРИНЦИПИ НА ИНТЕГРАЦИЯТА НА SHAREPOINT SALESFORCE

В днешната цифрова икономика успешните интеграции играят много важна роля за изграждането на ефективна и ефикасна организация. Гарантирането, че вашата компания може да постигне това, ще изисква да следвате някои ръководни принципи.

1. Пребиваване на данните – Трябва да се гарантира, че данните са в рамките на своите предварително определени географски граници: къде са създадени, къде ще се осъществява достъп до тях и къде ще се съхраняват. Това става още по-важно, когато трябва да се придържате към съответствието относно поверителността и съхранението на данни.
2. Сигурност – Вашата интеграция на SharePoint Salesforce трябва да запази сигурността като основен приоритет. Въпреки че и двете платформи идват със стабилен алгоритъм за сигурност, трябва да обърнете внимание на разрешенията за достъпност на файловете и проследяването на тяхното използване. 
3. Архитектура на данни – Данните, които използвате, трябва да бъдат логически организирани и структурирани, за да извлечете максимума от процеса на интегриране. Това обикновено включва етикетиране, категоризиране и свързване на свързани точки от данни в Salesforce и SharePoint.
4. Споделяне на данни – След като данните са добре организирани и съхранени, следващата стъпка е планирането на техния достъп и разпространение. За да се справи с това, SharePoint идва със серия от функции като добавяне на дати на изтичане в документи, табло за преглед и проследяване кой е осъществил достъп до документ и т.н.

След обсъждането на принципите на интегриране на Salesforce SharePoint сега, нека се потопим в процеса на това как можете да свържете двете платформи и дали има някакви ограничения, за които трябва да се подготвите.

СТЪПКА ПО СТЪПКА НА ИНТЕГРИРАНЕТО НА SHAREPOINT СЪС SALESFORCE

Когато стигнете до процеса на интегриране на Salesforce към SharePoint, обикновено ще получите три опции – Използване на Files Connect, Получаване на персонализиран инструмент за интегриране и Използване на платформи на трети страни за свързване на двете платформи.

Нека разгледаме и трите опции тук.

Salesforce Files Connect Метод на SharePoint

1. Отворете Salesforce AppExchange и потърсете „Files Connect“. След това щракнете върху бутона „Вземете го сега“, за да започнете инсталацията.
2. След инсталирането вече ще трябва да предоставите разрешения, като стигнете до секцията „Набори на разрешения“ в менюто за настройка на Salesforce и изберете „Files Connect“. Оттук можете да зададете необходимите потребителски разрешения, като например възможност за преглед, редактиране и изтриване на файлове.
3. След това установете доставчик на удостоверяване, като отидете до „Доставчик на удостоверяване“ и изберете „Files Connect“. Оттук можете да създавате и управлявате необходимите настройки като тип удостоверяване и потребители с разрешен достъп.
4. След това трябва да конфигурирате акаунта на SharePoint. Отидете до секцията „SharePoint“ и след това изберете „Files Connect“. Вече можете да въведете необходимата информация, като идентификационни данни за вход и URL адрес на SharePoint.
5. Сега е време да конфигурирате разработеното приложение. За целта отидете в секцията „Разработване“ на менюто за настройка на Salesforce и след това изберете „Files Connect“. От тук вече можете да конфигурирате необходимите настройки, като типа интеграция и данните, които ще се споделят между системите.
6. Следващата важна стъпка за интегрирането на Salesforce към Sharepoint е да настроите инструмента Salesforce Files Connect. Отидете до секцията „Настройка“ в менюто на Salesforce и отидете на „Files Connect“. Сега можете да конфигурирате настройки като типа интеграция и данните, които ще се споделят между системите.
7. Последната стъпка от интеграцията на Salesforce SharePoint е изграждането на връзка между двете платформи. За да установите това, отидете до секцията „Външни източници на данни“ в менюто за настройка на Salesforce и отидете на „Files Connect“. На този етап можете лесно да конфигурирате настройки като типа интеграция и данните, които ще се споделят между системите.

Въпреки че това е най-прилаганата форма на интеграция на Salesforce и SharePoint, има някои тревожни ограничения на Files Connect, като например ограничена поддръжка на външна система, без опция за качване, без контрол на разрешенията, сложност при външно споделяне, латентност, ограничения на търсенето и т.н.

Приложения за интегриране на Salesforce към SharePoint на трети страни

Няколко конектора на трети страни са насочени към разрешаване на ограниченията на Files Connect. Нека да разгледаме табличен изглед на сравнението между Files Connect и тях.

Персонализиран инструмент за интегриране на SharePoint Salesforce

Последната опция, която фирмите обикновено избират, когато извършват онлайн интеграция на Salesforce и SharePoint, е да изградят персонализиран инструмент. Партньорството с доставчик на услуги за разработка на софтуер може да ви даде набора от умения, от който се нуждаете за персонализирана интеграция, която адресира всяка сложност и ограничение на Files Connect и софтуера на трети страни.

След като вече знаете трите опции, които обикновено получавате, когато планирате интеграция на SharePoint със Salesforce, искахме да ви подготвим за някои често срещани предизвикателства, които могат да възникнат независимо от модела на интеграция, който изберете.

Вижте още полезни публикации: КОЛКО СТРУВА ИЗГРАЖДАНЕТО НА ПРИЛОЖЕНИЕ ЗА МОБИЛНО БАНКИРАНЕ КАТО MONZO? >>>>

ЧЕСТО СРЕЩАНИ ПРЕДИЗВИКАТЕЛСТВА С ИНТЕГРИРАНЕТО НА SHAREPOINT SALESFORCE И НАЧИНИТЕ ЗА ПРЕОДОЛЯВАНЕТО ИМ

Интегрирането на SharePoint със Salesforce може да бъде сложно пътуване за много фирми, на които им липсва техническите подробности за комбинирането на двете масивни платформи.

Миграция на данни

Мигрирането на данни от Salesforce към SharePoint или обратно може да бъде изключително сложна и отнемаща време задача, тъй като фирмите трябва да гарантират, че техните данни са правилно форматирани, организирани и мигрирани без дублиране или грешки в коректността. За да преодолеят този проблем, те могат да използват инструменти за мигриране на данни на трети страни или дори да наемат специализирани услуги за мигриране на данни, за да помогнат с подхода.

Сигурност на данните

Гарантирането, че чувствителните данни са напълно защитени и достъпът е ограничен само до оторизирани потребители, е ключът към успешната интеграция на Salesforce SharePoint. Препоръчваме да се справите с това чрез прилагането на функции за сигурност като защитни стени, криптиране и контрол на достъпа.

Персонализиране

Персонализирането на интеграцията и нейния резултат е изключително трудно, когато поемете по пътя на Files Connect. Липсата на такъв е това, което води до това, че бизнесът или ще използва решение на трета страна, или ще си партнира с фирма за разработка на софтуер, която би помогнала за изграждането на персонализиран инструмент за интеграция.

С това разгледахме всички различни аспекти на интеграцията на Salesforce SharePoint. За кратко обобщение се докоснахме до това как функцията за управление на документи на Salesforce сама по себе си не може да задоволи изискванията на разрастващ се бизнес, както и причините за това. След това разгледахме някои основни предимства на интеграцията, подробностите за опциите, които бихте имали, когато комбинирате двете, и накрая предизвикателствата, които може да срещнете.

ЧЕСТО ЗАДАВАНИ ВЪПРОСИ

В. Salesforce подобен ли е на SharePoint?

О. Докато Salesforce има някои функции за управление на документи, по същество това е CRM платформа. От друга страна, основната продажна точка на SharePoint е, че това е система за управление и съхранение на документи.

В. Каква е ползата от интеграцията на Salesforce SharePoint?

О. Има няколко предимства, свързани с интегрирането на Salesforce и SharePoint. Ето най-добрите:

• Подобрено екипно сътрудничество
• Сигурност на документите
• Анализ и отчетност
• По-добро балансиране на натоварването
• Контроли за външно споделяне
• По-добро управление на данни
• Подобрена производителност
• По-висока мащабируемост и още.

В. Files Connect ли е единствената опция за свързване на двете платформи?

О. Докато Files Connect е най-използваният метод за интеграция, това не е единственият начин. Можете също да използвате инструменти за интеграция на трети страни или да създадете персонализирана платформа, която има възможностите за интеграция.